Memilih printer yang cocok untuk kebutuhan kantor pastinya adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi efisiensi, produktivitas, dan anggaran operasional. Pastinya printer adalah investasi penting untuk mendukung kegiatan sehari-hari di kantor. Mulai dari mencetak dokumen internal hingga laporan untuk klien, memilih printer yang tepat dapat menghemat waktu, biaya, dan mengurangi gangguan teknis.
8 Langkah Cara Memilih Printer Kantor
Bagaimana cara memilih printer untuk kantor yang cocok?. Tentunya anda menginginkan printer yang efektif untuk kebutuhan kantor, berikut beberapa langkah yang perlu di ketahui :
1. Analisis Kebutuhan Cetak Kantor
Kantor dengan ukuran kecil tentunya berbeda dengan kantor besar dalam proses dokumentasi. Tentunya sebelum Anda membeli printer untuk kebutuhan cetak kantor perlu mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini :
- Volume Cetak:
- Kantor dengan cetak tinggi (≥ 1.000 halaman/bulan) membutuhkan printer yang dirancang untuk heavy-duty.
- Untuk cetak rendah (< 500 halaman/bulan), printer biasa cukup efisien.
- Jenis Dokumen:
- Dokumen teks hitam-putih → Printer laser.
- Laporan berwarna, grafik, atau presentasi → Printer inkjet atau laser warna.
- Fitur Tambahan:
- Apakah perlu fungsi all-in-one (print, scan, copy, fax)?
- Cetak otomatis dua sisi (duplex) untuk menghemat kertas?
2. Pilih Jenis Printer yang Tepat
Tentunya memilih printer tidak berdasarkan atas merek saja, ada jenis printer yang perlu di perhatikan. Pemilihan jenis printer yang tepat juga menjadi bahan pertimbangan, misalnya seperti :
- Printer Laser:
- Kelebihan: Cepat, tahan lama, biaya cetak per halaman rendah.
- Cocok untuk: Kantor dengan volume cetak tinggi dan dominan dokumen teks.
- Printer Inkjet:
- Kelebihan: Cetak warna lebih hidup, harga awal lebih murah.
- Cocok untuk: Kantor dengan cetak warna berkala atau desain sederhana.
- Multifunction Printer (All-in-One):
- Ideal untuk kantor kecil yang menghemat space dan perlu fitur lengkap.
3. Perhatikan Kecepatan Cetak dan Kapasitas
Jika kecepatan cetak menjadi kebutuhan kantor anda, tentunya kecepatan cetak dan kapasitas tray penyimpanan kertas perlu di perhatikan, seperti :
- Kecepatan Cetak:
- Printer kantor minimal 20–30 halaman per menit (ppm).
- Kapasitas Baki Kertas:
- Pilih yang memiliki baki minimal 250–500 lembar untuk mengurangi isi ulang.
- Memori Internal:
- Untuk cetak banyak atau dokumen besar, pastikan RAM printer cukup (min. 512 MB–1 GB).
4. Hitung Total Biaya Kepemilikan (TCO)
Perlu Anda perhatikan juga dengan biaya, tentunya menghitung biaya total kepemilikan printer beserta lainnya perlu di pertimbangkan :
- Jangan hanya fokus pada harga beli! Perhatikan juga:
- Harga toner/tinta dan kapasitasnya.
- Biaya per halaman (cek spesifikasi produsen).
- Ketersediaan dan harga suku cadang.
- Printer laser biasanya lebih hemat untuk jangka panjang.
5. Konektivitas dan Kompatibilitas
Jika kerapihan sebuah kantor menjadi pilihan, tentunya tidak ingin banyak kabel yang terhubung. Pastinya konektivitas dan kompatibilitas perlu di perhatikan, printer kantor Anda harus mendukung :
- Jaringan (Wi-Fi/Ethernet) untuk cetak dari berbagai device.
- Cloud printing (Google Cloud Print, AirPrint, dll.).
- Kompatibel dengan sistem operasi yang digunakan di kantor (Windows, macOS, Linux).
6. Keandalan dan Dukungan Teknis
- Pilih merek terpercaya seperti HP, Canon, Epson, atau Brother.
- Cek garansi dan ketersediaan layanan servis di daerah Anda.
- Baca review pengguna lain tentang keawetan printer tersebut.
7. Pertimbangkan Sustainability
- Printer dengan fitur duplex (cetak dua sisi) menghemat kertas.
- Mode hemat energi (Energy Star certified) mengurangi konsumsi listrik.
- Beberapa merek menawarkan program daur ulang kartrid.
8. Demo atau Uji Coba
- Jika memungkinkan, minta demo dari vendor untuk memastikan printer sesuai ekspektasi.
- Uji kecepatan, kualitas cetak, dan kemudahan penggunaan.
Rekomendasi Printer untuk Kantor
- Kantor Kecil (Volume Rendah):
- HP LaserJet Pro MFP M281fdw (laser all-in-one dengan Wi-Fi).
- Epson WorkForce WF-2860 (inkjet all-in-one ekonomis).
- Kantor Besar (Volume Tinggi):
- Canon imageCLASS MF656Cdw (laser warna berkapasitas tinggi).
- Brother HL-L8360CDW (laser warna cepat dengan duplex otomatis).
Printer hp LaserJet 127fn | Adf scan F4
Brother Laser DCP-L2540DW Print Scan Copy LAN & Wireless
Printer Laser Brother HL 1201 Print
Printer HP Laserjet 107A Monochrome USB – Laser jet 107
HP Printer P1102
Canon Printer PIXMA G2020
Kesimpulan
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih printer yang tidak hanya memenuhi kebutuhan harian tetapi juga mendukung pertumbuhan bisnis ke depan. Jika masih ragu, konsultasikan dengan vendor terpercaya atau penyedia layanan sewa printer untuk opsi yang lebih fleksibel!
